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    安阳师范学院公文处理办法

    [ 更新时间:2019-09-05 10:55  ]

     

    第一章 总则

            第一条  为进一步推进学校公文处理工作的规范化制度化科学化,切实发挥公文以文辅政的重要作用,推动学校工作高效有序运转,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和教育部公文处理有关规定,结合学校实际,制定本办法。

            第二条  本办法适用于学校党政群团机关的公文处理工作。

            第三条  学校公文是校党委和校行政实施领导、履行职能、处理公务的具有规范体式和特定效力的文书,是学校传达贯彻党和国家的方针政策、决策部署,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。各单位应高度重视并认真做好公文处理工作,使之更好地为学校的改革和发展服务。

            第四条  学校的公文处理工作包括公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、有序衔接的工作。 

            第五条  学校的公文处理工作坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

            第六条  党委办公室、院长办公室是学校党政公文处理的管理机构,主管学校的公文处理工作,并对全校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

    第二章  公文种类

            第七条  学校适用的公文种类包括:

            (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

            (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。

            (三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

            (四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

            (五)通知。适用于发布规章制度,任免和聘用干部,传达上级机关的指示,转发上级机关的公文,批转下级单位的公文,发布要求下级单位办理、需要周知或共同执行的事项。

            (六)通报。适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

            (七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

            (八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

            (九)批复。适用于答复下级单位请示事项。

            (十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

            (十一)纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

    第三章  公文格式

            第八条  学校各类公文的版式按照《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012)执行。

            第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

            (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

            (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

            (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应分别标注“特急”、“加急”。

            (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

            (五)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

            (六)签发人。上行文应标注签发人姓名。

            (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

            (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关简称。

            (九)正文。公文的主体,用来表述公文内容。

            (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

            (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

            (十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

            (十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

            (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

            (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,在印发机关和印发日期之前,与公文正文一起装订。

            (十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

            (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

            (十八)页码。公文页数顺序号。

            第十条  学校各类公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

            第十一条  学校各类公文用纸幅面采用国际标准A4型(210mm×297mm)。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

    第四章  行文规则

            第十二条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

            第十三条  行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。

            (一)校党委可向学校各基层党组织、党委各职能部门行文。

            (二)校行政可向学校各二级学院、直属单位、行政各职能部门行文。

            (三)校纪委可根据工作职责向学校各基层党组织行文。

            (四)校工会、校团委可根据各自所属群团组织的有关规定向其基层组织行文。

            (五)党委办公室根据校党委的授权,可向学校各基层党组织、党委各职能部门行文。

            (六)院长办公室根据校行政的授权,可向学校各二级学院、直属单位、行政各职能部门行文。

            (七)学校其他党政职能部门、直属单位、二级学院不得制发公文。

            (八)党委组织部、党委宣传部、党委统战部原文件版头改为信笺形式,不加“文件”字样,不编发文字号。

            第十四条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

            (一)学校党政职能部门、二级单位不得越级向上级机关行文。

            (二)行文原则上主送一个上级机关,可根据需要同时抄送相关上级机关。

            (三)学校党政职能部门、直属单位向上级主管部门请示、报告事项,须经校党委或校行政同意,并以校党委或校行政名义制发公文上报。

            (四)学校纪委、工会、团委向上级机关请示、报告事项,须经校党委同意。

            (五)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

            (六)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

            (七)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时应抄送另一个上级机关。

            (八)请示事项涉及校内其他单位业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报。未经协商,不得上报。

            第十五条  向下级单位行文,应当遵循以下规则:

            (一)主送受理单位,根据需要应抄送相关单位。

            (二)涉及多个单位职权范围内的事务,未协商一致的,不得行文。

            第十六条  学校各发文机关必要时可以联合行文,但属于党委、行政各自职权范围内的工作,不可联合行文。

    第五章  公文拟制

            第十七条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

            第十八条  公文起草应当做到:

            (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

            (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

            (三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

            (四)文种正确,格式规范。

            (五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

            (六)涉及其他单位职权范围内的事项,拟文单位须征求相关单位意见,达成一致后方可行文。

            (七)拟文单位负责人应当主持、指导重要公文的起草工作,并对拟定公文认真审核把关。

            第十九条  所拟公文属于上级机关或有关单位来文要求办理的事项,应将来文附后以便审核。

            第二十条  公文文稿签发前,由拟文单位负责人负责核稿。以校党委或校行政名义制发的公文,分别由党委办公室负责人或院长办公室负责人审核。校党委与校行政或党委办公室与院长办公室联合制发的公文,由党委办公室负责人、院长办公室负责人共同审核。审核的重点是:

            (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

            (二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

            (三)涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

            (四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

            (五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

            第二十一条  经审核不宜发文的公文文稿,应退回拟文单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由拟文单位修改后重新报审。

            第二十二条  学校纪委、工会、团委制发制度性公文,须报党委批准,印发后须报党委办公室备案。

            第二十三条  公文签发根据职权确定。以校党委名义制发的公文,须经党委书记签发;以校行政名义制发的公文,须经院长签发;以校纪委名义制发的公文,须经纪委书记签发;以校工会名义制发的公文,须经工会主席签发;以校团委名义制发的公文,由团委书记签发,重要公文须报主管校领导同意;以党委办公室、院长办公室名义制发的公文,分别由党委办公室负责人、院长办公室负责人签发,重要公文须报相关校领导同意;联合发文由相关领导会签。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期。圈阅或者签名的,视为同意。 

    第六章  公文办理

            第二十四条  学校各单位均应明确人员负责公文办理工作。

            第二十五条  公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。

            第二十六条  发文办理的主要程序是:

            (一)复核。已经签发的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应报原签发人复审。

            (二)登记。对复核后的公文,应确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

            (三)印制。公文印制须确保质量和时效。涉密公文应在符合保密要求的场所印制。

            (四)核发。公文印制完毕,应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

            (五)上传。已印发的公文应同步上传学校办公管理系统。涉密公文除外。

            第二十七条  收文办理的主要程序是:

            (一)签收。签收人对收到的公文应逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明签收时间。党委办公室、院长办公室统一负责校外来文签收。学校各单位收到上级文件,除可自行处理的一般事务性工作、会议通知等,应及时将文件送交党委办公室或院长办公室办理。

            (二)登记。党委办公室、院长办公室收文后,应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

            (三)初审。党委办公室负责人或院长办公室负责人负责校外来文初审。经初审发现问题的,须及时向发文机关查询,并采取相应处理措施。

            (四)承办。阅知性公文应根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送传阅。批办性公文应提出拟办意见,报有关校领导批示或者转有关单位办理;需两个以上单位办理的,应明确主办单位。紧急公文应明确办理时限。密件须按照保密规定办理。承办单位对交办的公文须及时办理,有明确办理时限要求的,须在规定时限内办理完毕。

            (五)传阅。党委办公室或院长办公室根据领导批示和工作需要,须及时将公文送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

            (六)催办。党委办公室或院长办公室应及时了解掌握公文办理进展情况,督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应由专人负责催办,一般公文应当定期催办。

            (七)答复。公文办理结果如需答复来文单位的,应当及时告知。

            第二十八条  涉密公文须通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

            第二十九条  需要归档的公文及有关材料,应根据档案管理有关法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。

    第七章  公文管理

            第三十条  学校各单位应建立健全本单位公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

            第三十一条  学校制发的公文由发文机关专人负责管理。校外来文由党委办公室、院长办公室统一管理。机要文件的管理按照有关保密规定严格执行。

            第三十二条  复制、汇编机密级、秘密级公文,须符合有关规定,经保密办负责人同意,报主管保密工作的校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,须经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应加盖复制机关戳记。翻印件应注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

            第三十三条  公文的撤销和废止由发文机关或者上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

            第三十四条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

            第三十五条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可销毁。销毁涉密公文须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

            第三十六条  对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级的公文管理。

            第三十七条  单位合并时,全部公文应随之合并管理;单位撤销时,需归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。工作人员离岗离职时,所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

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