为进一步加强学校公文管理工作，精简文件种类，减少文件数量，规范发文字号，提高发文办理的规范化水平，结合工作实际，制定本办法。
一、文件格式版头及适用范围
1.《中共安阳师范学院委员会文件》和《安阳师范学院文件》版头分别用于：（1）贯彻落实上级党委、政府及教育行政主管部门重大决策部署，转发上级重要文件，制发实施意见；（2）对学校长远工作或一个时期全局性工作做出的工作安排；（3）公布学校重大改革发展规划、方案；（4）印发重要规章制度；（5）印发学校年度工作计划；（6）印发向先进集体和先进个人学习的决定；（7）公布机构设置及调整、人事任免、职称聘任等重要事项。
2．《中共安阳师范学院委员会》和《安阳师范学院》版头分别用于：（1）向上级机关请示、报告工作，答复上级机关的询问，向不相隶属的机关或单位询问、商洽、答复、请求批准有关事项等；（2）公布表彰、奖惩等事项；（3）公布议事协调机构设置及调整；（4）发布重要工作安排、重要会议、重要活动的通知；（5）批复下级单位的请示；（6）印发或转发非建制性机构的工作安排。
3.《中共安阳师范学院委员会办公室文件》和《安阳师范学院院长办公室文件》版头主要用于：（1）印发一般性制度；（2）就某项全校性重要工作做出安排或通报；（3）转发职能部门、直属单位有关全校性重要工作的安排意见。
4.《中共安阳师范学院委员会办公室》和《安阳师范学院院长办公室》版头主要用于：（1）印发学校领导在校内重要会议上的讲话；（2）发布工作安排；（3）通知会议、活动等事项；（4）印发会议决议、会议纪要。
5.《中共安阳师范学院纪律检查委员会文件》、《安阳师范学院工会委员会文件》、《共青团安阳师范学院委员会文件》版头分别用于：（1）纪委、工会、团委在各自职责范围内传达贯彻上级机关和校党委、校行政的决策部署；（2）转发上级主管机关的文件；（3）公布年度工作计划；（4）印发职责范围内的一般性工作制度（印发前须报党委批准）；（5）发布重要会议、活动通知；（6）安排部署本系统内的重要工作事项；（7）根据职责权限批复下级组织的请示。
二、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。学校文件的发文字号主要有以下12种。
1. 中共安阳师范学院委员会文件…………院党发〔〕号
2. 中共安阳师范学院委员会………………院党文〔〕号
3. 安阳师范学院文件………………………院政发〔〕号
4. 安阳师范学院……………………………院政文〔〕号
5. 中共安阳师范学院委员会办公室文件…党办发〔〕号
6. 中共安阳师范学院委员会办公室………党办文〔〕号
7. 安阳师范学院院长办公室文件…………院办发〔〕号
8. 安阳师范学院院长办公室………………院办文〔〕号
9. 中共安阳师范学院纪律检查委员会文件……院纪〔〕号
10. 安阳师范学院工会委员会文件………… 院工〔〕号
11. 共青团安阳师范学院委员会文件……… 院团〔〕号
12. 安阳师范学院精神文明建设指导委员会文件…院文明〔〕号
